Einmalig in Bayern: Zentrale Beschaffungsstelle in Coburg ist Vorreiter Das Foto zeigt das Team der Zentralen Beschaffungsstelle (von links): Christopher Löffler, Gerald Hellmuth, Heike Döhler und Kai Bartlau (Quelle: Stadt Coburg).

Einmalig in Bayern: Zentrale Beschaffungsstelle in Coburg ist Vorreiter

Das Bestreben der Bayerischen Staatsregierung hinsichtlich der interkommunalen Zusammenarbeit wird auf deren Homepage klar deutlich: Sie gilt „als zukunftsweisende Strategie mit hohem Potenzial“. Unter diesen Punkt fällt beispielsweise auch das Vergabewesen, das sich in den vergangenen Jahren im Raum Coburg als Parade-Beispiel für den ganzen Freistaat entwickelt hat.

Nachdem am 1. November 2014 in der kreisfreien Stadt Coburg die Zentrale Beschaffungsstelle gegründet wurde, kam in den Folgejahren durch diese – in Zusammenarbeit mit den Gemeinden Ahorn und Ebersdorf – die Idee auf, auch die Vergabefahren der umliegenden Gemeinden des Landkreises über die Stelle laufen zu lassen. Denn: Der Prozess könnte somit deutlich verschlankt werden!

Als Beispiel: Eine Gemeinde muss einen Fachmann suchen, der für sie selbst einen Architekten für ein bestimmtes Projekt sucht. „Selbst die Ermittlung dieses Fachmanns unterliegt bereits den Bestimmungen des Vergaberechts. Das komplexe Vergaberecht, welches eine rasante rechtliche Entwicklung nimmt und somit gravierende Verstöße schnell möglich sind, konnte zudem vereinfacht werden“, erklärt der Leiter der Coburger Beschaffungsstelle, Gerald Hellmuth. So kam es dazu, dass am 1. Januar 2018 eine Zweckvereinbarung für eine Zentrale Beschaffungsstelle zwischen der Stadt und dem Landkreis Coburg sowie dessen 16 Gemeinden unterzeichnet wurde.

„Diese Zusammenarbeit im Bereich des Vergabewesens ist weiterhin einmalig in ganz Bayern. Allerdings möchten immer mehr Kommunen und Landkreise uns folgen und die interkommunale Zusammenarbeit mit Hilfe aus Coburg aufbauen“, erläutert Gerald Hellmuth. Aus diesem Grund meldeten sich beispielsweise der Bayerische Gemeinde- sowie Städtetag und baten um eine detaillierte Darstellung der geschaffenen Strukturen und weitere Empfehlungen. Für seinen Vortrag zum Thema „Erfahrungen mit dem Aufbau und Betrieb einer interkommunalen, zentralen Beschaffungsstelle“ beim 6. Kommunalen Wintergespräch des Bayerischen Städtetags erhielt Gerald Hellmuth äußerst positives Feedback.

Die Zahlen und Fakten sprechen dabei für sich: Allein im Jahr 2018 führte man 258 Vergabeverfahren zu Aufträgen durch, bei dem sich der Gesamtwert auf rund 28,75 Millionen Euro (brutto) beziffern lässt. Das Jahr war jedoch durch die Hochkonjunktur im Baubereich gekennzeichnet, weshalb es viele aufgehobene Verfahren gab, da keine Angebote oder nur unangemessen hohe Angebotspreise unterbreitet wurden. Mittlerweile hat sich auch die elektronische Vergabe etabliert, was an den Nutzerzahlen kenntlich wird: Im Jahr 2018 haben rund 1.200 Teilnehmer über die Plattform teilgenommen und auch eine Veranstaltung zur eVergabe lockte über 250 Teilnehmer in den Coburger Rathaussaal.

„Da die Maßnahme der Zweckvereinbarung förderfähig ist, haben wir bereits einen Antrag bei der Regierung gestellt“, verweist Hellmuth. Die positiven Auswirkungen der Zusammenarbeit sind vor allem Kosteneinsparungen bei Personalressourcen, aber auch bei Hardware und Fortbildungen. Weiterhin führt die Automatisierung der Prozesse zur hohen Rechtssicherheit der Vergabeverfahren.

 

 

 


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