Infos, Tipps & Checkliste %2d Einleitungstext

Infos, Tipps & Checkliste für Ihr Klassentreffen

Zur perfekten Planung Ihres Klassentreffens haben wir ein Checklisten für Sie erarbeitet.

Das gesamte Dokument bieten wir Ihnen hier zum Download an (PDF, 244 KB) >>


 
 
 

Von Phase 1 - vor dem Klassentreffen - bis zur Nachbereitung geben wir Ihnen hilfreiche Tipps.

Phase 1

Phase 1: ca. 10 - 12 Monate vor dem Klassentreffen


=> Sammeln der Adressdaten
z.B. alte Kassenlisten oder über eine Facebook-Gruppe

=> Anfrage Kontaktaufnahme mit der Stammschule

=> Zusammenstellung eines Organisations-Teams (2-3 Schulfreunde)

=> Wer/was/wann
- Fallen Kosten im Vorlauf an?
- Datum und Uhrzeit des Treffens für die erste Abstimmungsrunde mit den Teilnehmern
- Reservierung des Veranstaltungsortes
- Bei Bed...

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Phase 2

Phase 2: ca. 7 - 9 Monate vor dem Klassentreffen


=> Kontaktdaten der Absenderadresse festlegen (E-Mail, Anschrift etc.)

=> Versenden der Einladung mit Termin zur Rück-/Anmeldung
(möglicherweise mit Programm und evtl. Kosten)

=> Wird es ein Rahmenprogramm geben? Wenn ja, was?
(Stadtführung, Museumsbesuch etc.)

=> Werden Dienstleister gebraucht? Wenn ja, welche?
(Catering, Fotograf, Barkeeper)

=> Konto bei ei...

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Phase 3
Phase 4
Phase 5

Phase 5: ca. 1 Monat vor dem Klassentreffen


=> Erinnerungsmail oder Erinnerungsaufruf an alle Teilnehme

=> Bei Bedarf Erstellung des Programmheftes

=> Bei Bedarf Endlayout und Druck der gesammelten Lebensläufe für das Klassentreffen-Magazin

=> Location, Dienstleister und Abläufe überprüfen und bestätigen

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Phase 6

Phase 6: ca. 1 Woche vor dem Klassentreffen


=> Überprüfen der Teilnehmerdaten
(evtl. Kontaktlisten aller an alle versenden)

=> "Rechnungsabschluss" bei den Teilnahmegebühren
(Barzahler-Liste vorbereiten)

=> Teilnehmerlisten, Gästebuch und Namensschilder vorbereiten

=> Redaktionelle Vorarbeit für ein Klassentreffen-Magazin
(Lebensläufe, Bilder und Geschichten)

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Finale

Finale: ca. 1 - 2 Stunden vor der Veranstaltung


=> Treffen der Organisatoren

=> Aufgabenverteilung (zzgl. möglicher Sonderaufgaben)

=> Auslage der Teilnehmerliste, des Gästebuches und der Namensschilder

=> "Willkommens"-Drink, Fotograf im Eingangsbereich

=> Kontrolle der Abläufe beim Catering

=> …und viel Spaß mit den "alten" Freunden

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Nachbearbeitung

Nachbearbeitung


=> Fotos auf einem Server oder eine Plattform für alle (geschützter Bereich) bereitstellen

=> Klassentreffen-Magazin als PDF-Dokument veröffentlichen

=> Adresslisten aktualisieren und bei Bedarf an Teilnehmer/Verteiler senden

=> Schlussrechnung des Einnahmen/Ausgaben

...und weil's doch so schön war – wider auf "Los" :-)

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